Walne zebrania

1. Czy można zawiadomić działkowca o walnym zebraniu telefonicznie lub umieszczając blankiet zaproszenia na drzwiach altanki?

Zgodnie z § 60 statutu PZD o terminie, miejscu i porządku obrad walnego zebrania zarząd zawiadamia pisemnie – za pośrednictwem poczty lub doręczając zawiadomienie bezpośrednio za pokwitowaniem –  członków zwyczajnych na co najmniej 14 dni przed terminem walnego zebrania. Zawiadomienie może być wysłane członkowi zwyczajnemu pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. Powiadomienie telefoniczne o terminie zebrania, jak również umieszczenie blankietu zaproszenia na drzwiach altanki jest zatem niezgodne z postanowieniami statutu, dlatego nie można zawiadamiać działkowców o walnym zebraniu w taki sposób.

2. Czy można ustanowić pełnomocnika, który zastąpi członka PZD na walnym zebraniu?

Zgodnie z § 14 ust. 2 statutu PZD prawa członkowskie wykonywane są osobiście. W związku z tym każdy członek Związku powinien samodzielnie  brać udział w walnym zebraniu. Niedopuszczalne jest zatem ustanowienie do tej czynności pełnomocnika, nawet, jeżeli jest to członek rodziny.

3. Czy walne zebranie może odbyć się w drugim terminie?

Walne zebranie może odbyć się w drugim terminie, co najmniej pół godziny po wyznaczonej godzinie rozpoczęcia w pierwszym terminie, o ile w zawiadomieniu o zebraniu podano również możliwość odbycia go w drugim terminie i pouczono członków o tym, że uchwały podjęte w drugim terminie są ważne i obowiązują bez względu na liczbę obecnych na zebraniu.

4. Co w sytuacji, jeśli nie zgadzam się z zaproponowanym porządkiem obrad walnego zebrania, który razem z zawiadomieniem na zebranie otrzymałem do domu?

Jak sam Pan twierdzi, jest to proponowany porządek obrad. Stanie się on faktycznym porządkiem po jego przyjęciu przez członków PZD w ROD podczas walnego zebrania. Jeśli członkowie PZD na walnym zebraniu w ROD będą chcieli zgłosić uwagi i propozycje do projektu porządku, mają prawo je przedstawić, a przewodniczący zebrania winien poddać pod głosowanie.

5. Czy są jakieś ograniczenia w pełnieniu funkcji przewodniczącego walnego zebrania?

Tak. Przepisy statutu PZD wprowadzają ograniczenia w tym zakresie, które mówią, że przewodniczącym walnego zebrania nie może być:

• prezes zarządu ROD (§ 34 ust. 5 statutu PZD),
• przewodniczący komisji rewizyjnej ROD (§ 34 ust. 5 statutu PZD),
• odwołani członkowie organów (§ 34 ust. 5 statutu PZD),
• osoby rażąco naruszające przepisy związkowe (Uchwała nr 1/IV/2015 Krajowej Rady PZD z dnia 25 listopada 2015 r. w sprawie budownictwa ponadnormatywnego i zamieszkiwania na terenie działek w ROD nie dopuszcza sprawowania mandatu w jakimkolwiek organie Związku przez osobę, która w sposób rażący narusza statutowe obowiązki członka PZD, czyli pobudował ponadnormatywną altanę, zamieszkuje na terenie działki, wykorzystuje działkę niezgodnie z jej ustawowym celem).

6. Kiedy walne zebranie będzie prawomocne i uchwały na nim podjęte będą obowiązujące?

• Walne zebranie w pierwszym terminie jest ważne, jeśli bierze w nim udział ponad połowa  członków PZD danego ROD.

• Uchwały walnego zebrania odbytego w drugim terminie są ważne bez względu na liczbę członków zwyczajnych obecnych na tym zebraniu.

• Uchwały konferencji delegatów są ważne, jeżeli zostały podjęte przy obecności ponad połowy liczby wybranych delegatów.

7.  Nie jestem członkiem PZD, ale mam prawo do działki w ROD.  Chciałabym wiedzieć jak są wydawane pieniądze, które wnoszę. Czy mam do tego prawo?

Tak, gwarantuje to ustawa o ROD. Zarząd ROD do dnia 1 lipca każdego roku jest zobowiązany do przedstawienia wszystkim działkowcom w ROD (a nie tylko członkom PZD) informacji finansowej dotyczącej prowadzenia ROD za ubiegły rok. Taki obowiązek wynika z art. 33 ust. 3 ustawy o ROD. Informacja winna zawierać wpływy i wydatki prowadzonego ROD w podziale na źródła pochodzenia i wydatkowane cele, a także zestawienie środków wpłacanych przez działkowców w podziale na pozycje wymienione w art. 33 ust. 2 ustawy o ROD, tj.:

• wydatki na inwestycje, remonty i bieżącą konserwację infrastruktury ogrodowej,
•  opłaty za dostawę mediów, energii elektrycznej i wody w części dotyczącej terenu ogólnego i infrastruktury ogrodowej,
• ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne,
• wydatki na utrzymanie porządku i czystości,
•  wydatki związane z zarządzaniem ROD.

Informacja finansowa powinna być przekazana działkowcom do wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty w danym ogrodzie i umożliwiający każdemu działkowcowi zapoznanie się z nią.

8. Niektórzy działkowcy w moim ogrodzie, którzy zajmują działki przy ogrodzeniu zewnętrznym, pobudowali w nim furtki. Zarząd ROD nakazał im ich zlikwidowanie, ale oni twierdzą, że zgłoszą na walnym zebraniu wniosek o wyrażenie zgody na te furtki. Czy mają rację?

Walne zebranie nie może sankcjonować naruszania obowiązujących przepisów.  Regulamin ROD w § 68 pkt 11 zabrania naruszania, zmieniania infrastruktury ogrodowej, a w szczególności budowania bram i furtek w ogrodzeniu zewnętrznym. Zbudowanie furtek było więc samowolą działkowców, których likwidację zarząd ROD powinien nakazać.

9. Na walnym zebraniu w ubiegłym roku podjęto uchwałę, żeby w ramach oszczędności, informację o walnym zebraniu wywiesić na tablicach ogłoszeń w ogrodzie, zamiast wysyłać zawiadomienia do domów. Mam wątpliwości, czy taka forma zawiadomienia jest właściwa.

Rzeczywiście taka forma zawiadomienia członków Związku o terminie i miejscu odbywania się walnego zebrania jest niedopuszczalna, a uchwała walnego zebrania, która wprowadza takie rozwiązanie jest z mocy prawa nieważna, bowiem jest sprzeczna z postanowieniami statutu PZD. Sposoby zawiadomienia członków PZD o zebraniu są wyraźnie wskazane w § 60 statutu PZD i stanowią katalog zamknięty. Każdy członek PZD musi zostać powiadomiony pisemnie za pośrednictwem poczty lub poprzez doręczenie do rąk własnych za pokwitowaniem. A jeśli wyraził zgodę na przekazywanie korespondencji drogą elektroniczna, ta forma jest również dopuszczalna.

10. Zarząd ROD podjął uchwałę o pozbawieniu mnie członkostwa w Związku. W terminie odwołałem się od niej, a organ odwoławczy nie rozpatrzył jeszcze mojego odwołania. Czy mam prawo uczestniczenia w walnym zebraniu?

Jeśli do dnia, w którym będzie się odbywało walne zebranie w ogrodzie, nie zapadnie niekorzystna dla Pana decyzja prezydium okręgowego zarządu, ma Pan prawo do wzięcia udziału w walnym zebraniu. Wynika to z § 30 ust. 3 statutu PZD, który mówi, że wniesienie odwołania w terminie i trybie określonym w statucie, wstrzymuje wykonanie zaskarżonej uchwały.

11. Razem z mężem mamy wspólne prawo do działki w ROD i obydwoje jesteśmy członkami PZD. Czy obydwojgu nam przysługuje prawo głosu na walnym zebraniu?

Oczywiście. Każdy członek PZD ma prawo głosu na walnym zebraniu. Oznacza to, że małżonkom posiadającym prawo do tej samej działki i będącym członkami PZD przysługują dwa odrębne głosy.

12. Nie uczestniczę w walnym zebraniu, bo nie jestem członkiem PZD. Skąd dowiem się o ewentualnej podwyżce opłat?

Zarząd ROD ma obowiązek zawiadomić działkowców o zmianie  wysokości opłat ogrodowych  uchwalonych przez walne zebranie. Zawiadomienie musi być dokonane na co najmniej 14 dni przed uchwalonym na walnym zebraniu terminem wnoszenia opłat, nie później jednak, niż do końca miesiąca poprzedzającego ten termin (art. 34 ust. 1 ustawy o ROD). Czyli jeśli zawiadomienie wywieszono np. 1 maja, to najwcześniejszy termin wnoszenia opłat może być określony na 1 czerwca. Zawiadomienia dokonuje się poprzez zamieszczenie informacji w miejscu umożliwiającym każdemu działkowcowi zapoznanie się z nią, a w szczególności poprzez zamieszczenie jej na tablicach ogrodowych lub stronie internetowej ROD (§ 146 ust. 1 statutu PZD).

13.Czy mogę uczestniczyć w walnym zebraniu razem z moim narzeczonym, który nie jest działkowcem? Chcę, by po ślubie on również miał prawo do mojej działki. 

Nie, w walnym zebraniu mogą uczestniczyć wyłącznie członkowie zwyczajni PZD, którym przysługuje prawo do działki w danym ROD oraz ewentualnie zaproszeni goście – o ile jest to uzasadnione porządkiem obrad; mogą w nim zatem wziąć udział np. przedstawiciele straży miejskiej lub policji – gdy podejmowana jest na walnym zebraniu problematyka dotycząca bezpieczeństwa w ROD.

Dopiero zatem po zawarciu małżeństwa, ustanowieniu prawa do działki na rzecz współmałżonka oraz nabyciu członkostwa w PZD Pani współmałżonek będzie mógł wziąć udział w walnym zebraniu.

14. Czy o walnym zebraniu w ROD mogę być poinformowany mailem?

Tak, zawiadomienie o terminie, miejscu i porządku obrad walnego zebrania zarząd ROD może wysłać do działkowca pocztą elektroniczną. Jeśli jest Pan zainteresowany tą forma kontaktu należy do zarządu ogrodu złożyć pisemną zgodę oraz podać adres mailowy,
na który przesyłane będą zawiadomienia (§ 60 ust. 2 Statutu PZD).